Si vous expédiez votre marchandise dans un pays hors de l’Union Européenne vous devez respecter les règles et les procédures douanières. Tout d’abord, il faut s’assurer que les marchandises que vous expédiez sont autorisées dans le pays de destination et préparer à l’avance vos documents douaniers. 

Dans cet article, nous allons détailler comment remplir correctement une facture commerciale export/import pour faciliter la procédure de dédouanement. 

La facture commerciale c’est quoi?

La facture commerciale appelée aussi «facture de douane»  est délivrée par l’exportateur, une fois l’opération de vente confirmée. 

Pour un envoi à l’international, vous devez joindre 3 exemplaires de la facture commerciale. Un exemplaire pour le pays d’où vous exportez, un exemplaire pour le pays vers lequel vous envoyez et un autre exemplaire pour le destinataire. 

Ensuite il faut insérer les 2 exemplaires dans une enveloppe adhésive que vous collerez  sur le colis et un autre exemplaire à l’intérieur du colis pour le destinataire. 

La difference entre la facture commerciale et d’autres documents douaniers 

La facture commerciale a pour objectif de  faciliter la procédure de dédouanement et d’éviter les retards. Elle doit contenir des informations importantes des marchandises exportées,  pour que les douanes puissent calculer la valeur du bien ainsi que les droits et taxes.  Le  destinataire doit payer une fois les marchandises arriveront à destination.

• La liste de colisage

C’est un autre document exigé par les douanes qui permet de vérifier la conformité avec ce qui figure sur la facture. Sur la liste de colisage on détaille le contenu spécifique de chaque colis (dimensions, poids, marque d’expédition, emballage utilisé etc…). 

Attention : A ne pas confondre avec la facture proforma qui est une facture provisoire ou d’estimation de prix qu’on envoie avant la réalisation d’une vente.

• La facture proforma

La facture proforma est également utilisée pour déclarer la valeur en douane. Avec ce type de facture, vous pouvez envoyer des échantillons ou des pièces de rechange. Une fois la proposition de vente validée, vous devrez ensuite fournir une facture commerciale avec la marchandise. 

Modèle de facture commerciale 

Mentions obligatoires de la facture commerciale

Les mentions obligatoires que doivent figurer sur la facture commerciale sont les suivantes :

• Noms et adresses du vendeur et de l’acheteur
• Date d’émission, numéro de facture
• EORI
• Description et quantité des marchandises 
• Le poids des marchandises
• Devise et conditions du paiement
• Moyen de transport et conditions de livraison 
• HS Code 
• Incoterm

Le Code SH

Le Système Harmonisé (code SH) est un numéro à 6 chiffres permettant aux douanes de classer les produits expédiés par catégorie. Grâce à ce code les douanes calculent les droits et taxes et appliquent les restrictions en vigueur.

Si vous n’indiquez pas le code SH sur la facture commerciale ou sur les autres documents d’expédition, votre destinataire risque de devoir payer des frais supplémentaires et l’envoi pourrait être retardé. C’est pour cela qu’il est important de remplir le bon code sur la facture commerciale.

Exemple: 

Catégorie : Vêtements et accessoires du vêtements (62)

Sous-catégorie : T-shirts, maillots et autres gilets de corps (11)

Matériau : Coton (42)

Code SH : 621142

Incoterm 

Les incoterms sont les obligations réciproques du vendeur et de l’acheteur dans le cadre d’un contrat  d’achat/vente international.

Par exemple, l’Incoterm DAP (Delivered At Place) est l’incoterm pour la vente en ligne. En tant que vendeur, vous supportez les coûts et les risques jusqu’à ce que les produits arrivent à destination.  Au contraire, tous les frais d’importation et de douane seront à la charge de votre client. 

Le Numéro EORI

Si vous exportez ou importez en dehors de l’UE, vous devrez également indiquer le numéro EORI  sur votre facture commerciale. Il sert à identifier qui importe ou exporte des marchandises.  Il est nécessaire pour les formalités douanières et utilisé dans les télé-procédures liées au dédouanement. Ainsi, vous éviterez les retards ou les amendes aux douanes. Depuis le 1ᵉʳ janvier 2017, il est obligatoire à mentionner le EORI sur les factures dans l’UE. 

Il est important de remplir ces documents avec beaucoup d’attention. Si les documents comportent des erreurs, vous pourriez être confronté à payer des frais de douane supplémentaires. D’ailleurs, il serait judicieux que vous gardiez une copie de la facture commerciale et éventuellement du document CN22 ou CN23.

Concernant les exigences que doivent contenir les factures au sein de l’Union Européenne, veuillez consulter le Règlement (CEE) no 2454/93. 

Que faire si la facture commerciale contient des erreurs ?

Si la facture commerciale comporte une erreur de saisie du nom ou de l’adresse du destinataire ou une erreur dans la description du contenu du colis, cela peut entraîner des problèmes à la douane ou des retards de livraison. 

Toutefois, il est possible de corriger ces erreurs dans le cas où votre client n’a pas encore payé la marchandise. Par exemple, vous pouvez toujours le prévenir pour lui expliquer la situation et ensuite lui envoyer la facture correcte. Si votre client a déjà payé, vous pouvez lui émettre une autre facture. 

Dématérialisez et facilitez vos envois des documents via DHL ou UPS

Si vous expédiez avec DHL ou UPS en dehors de l’Union Européenne, vous pouvez utiliser le service «Paperless Trade » accessible en ligne sur le site de DHL ou le site de UPS .

Vous devez simplement saisir les informations concernant le contenu de votre expédition.  Les informations seront ainsi disponibles en format électronique et automatiquement envoyées par voie électronique au transporteur.

Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité «Télécharger mes formulaires » sur le site de UPS  si vous souhaitez envoyer des documents supplémentaires.

Quels en sont les avantages? 

Vous allez économiser du temps et de l’argent et la  procédure de dédouanement sera beaucoup plus simplifiée. De plus, vous réduisez également le risque de perte des documents. 

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